Work Develops
Jak zwolnić pracownika?
Decyzja o zwolnieniu pracownika nigdy nie jest łatwa. Dla wielu liderów jest to jedno z najtrudniejszych zadań, które muszą podjąć. W tym artykule omówimy, jak przeprowadzić ten proces w sposób etyczny, profesjonalny i z uszanowaniem godności pracownika.
Podejmij ostateczną decyzję o zwolnieniu
Każdy szef pragnie, aby jego zespół składał się z zaangażowanych, kompetentnych i produktywnych pracowników. Niestety, czasami okazuje się, że pewne osoby nie spełniają oczekiwań lub nie pasują do kultury organizacyjnej firmy.
Decyzja o zwolnieniu pracownika i rozwiązaniu umowy o pracę, powinna być dokładnie przemyślana. Jeżeli masz jeszcze jakieś wątpliwości warto je skonsultować z kadrą menadżerską czy bezpośrednim przełożonym wybranej osoby. Popatrz na sytuację z dwóch stron i szczerze odpowiedz sobie na pytania:
- czy przekazano pracownikowi wszystkie niezbędne narzędzia i informacje, które powinien mieć aby właściwie wykonywać swoje obowiązki?
- czy odbyto z pracownikiem rozmowy korygujące, aby miał świadomość niepoprawnego wykonywania pracy?
- czy pracownik jest obecnie w trudnej sytuacji prywatnej np. rozwód lub nowonarodzone dziecko?
Dlaczego jest to takie istotne? Ponieważ nie możemy patrzeć na zachowanie osoby, który pracuje u nas dłużej przez pryzmat ostatnich kilku tygodni. Jeżeli jest to chwilowy spadek wydajności, konkretna rozmowa z pracownikiem powinna przynieść skutki.
Jednak jeżeli przyczyna wypowiedzenia jest znana i w żadnym świetle nie jesteś w stanie jej zmienić, należy podjąć ostateczną decyzję o rozstaniu z pracownikiem. Ostateczną, ponieważ w momencie rozmowy nie możesz mieć wątpliwości – to zaburza odbiór informacji. Nie mów, że decyzja może się zmienić lub pomożecie pracownikowi znaleźć prace w innym oddziale, jeżeli tak nie jest. Przygotuj się na różny scenariusz rozmowy. Daj pracownikowi pogodzić się z zakończeniem pewnego etapu. Jednocześnie rozmowa powinna być krótka i rzeczowa, to trudne doświadczenie dla obu stron. Nie przeciągaj jej, jeżeli nie jest to konieczne. Zadbaj o spokojny przekaz informacji – z szacunkiem oraz zrozumieniem.
Jak skutecznie zwolnić pracownika? Krok po kroku
Definicją skutecznego zwolnienia jest jego ważność pod kątem kodeksu prawnego, jak i świadomość zakończonej współpracy przez pracownika. Nie dopuść do sytuacji, kiedy pracownik zastanawia się czy jest to rozmowa dyscyplinująca czy kończąca współpracę. Musi znać powód rozwiązania umowy. Poniżej opisujemy jak skutecznie zwolnić pracownika, aby nie powodować u niego traumy.
Nie zaczynaj rozmowy od ogólnych spraw. Nie pytaj o to, jak pracownikowi minął weekend lub czy planuje urlop. Podziękuj za przyjście na rozmowę i sprawnie przejdź do wypowiedzenia umowy o pracę.
Przejdź do meritum. Bądź bezpośredni, ale jednocześnie wyrozumiały. Możesz rozpocząć od: „Przykro mi, ale musimy omówić trudny temat dotyczący twojego stanowiska w firmie.” Nie mów prosto z mostu „zwalniamy Cię” – taka informacja to szok dla pracownika i z pewnością od razu przybierze obronną postawę. Może stać się agresywny i bronić swojego ego.
Komunikuj jasno i krótko. Nie owijaj w bawełnę, im szybciej zakomunikujesz informację tym lepiej, dla Ciebie i stresującego się pracownika. Przykład: „Podjęliśmy decyzję o zakończeniu współpracy z Tobą. To nie była łatwa decyzja, ale po analizie wszystkich aspektów uznaliśmy, że jest to najlepsze rozwiązanie dla firmy.”
Wyjaśnij powód zwolnienia pracownika. Pracownik ma prawo wiedzieć, dlaczego podejmujesz taką decyzję. Oczywiście, nie musisz wchodzić w szczegółowe detale, ale warto wymienić główne przyczyny. Jeżeli wykonałeś kilka rozmów dyscyplinujących warto o nich wspomnieć.
Pozwól pracownikowi wyrazić swoje uczucia i myśli. Bądź cierpliwy i okaż wyrozumiałość dla pracownika, który właśnie przezywa ciężkie chwile. Jeśli poczuje on potrzebę wypowiedzenia się, daj mu czas i przestrzeń. Mimo, że już opuszcza szeregi firmy, może przekazać cenny feedback.
Omów kwestie formalne. Przedstaw dokumenty do podpisania i wyjaśnij je. Jeśli pracownik ma wątpliwości, odpowiedz na jego pytania lub skieruj go do odpowiedniego specjalisty w firmie. Wyjaśnij jaki ma okres wypowiedzenia, czy ma prawo do odprawy i ilości dni na poszukiwanie pracy.
Zakończ rozmowę na pozytywnym akcencie. Jeśli to możliwe, wskaż jakieś dobre cechy pracownika i życzenia na przyszłość. Możesz powiedzieć: „Cenimy Twoje dotychczasowe zaangażowanie i życzymy sukcesów w kolejnych wyzwaniach zawodowych.”
Przygotuj się na różne reakcje. Niektórzy pracownicy mogą zareagować smutkiem, inni złością, a jeszcze inni zaskoczeniem. Postaraj się zachować spokój, niezależnie od reakcji pracownika. Jeżeli pracownik ma niespokojny temperament , warto mieć przy sobie drugą osobę i świadka.
Po rozmowie. Po zakończeniu spotkania daj pracownikowi czas na opuszczenie biura. Niektóre osoby mogą potrzebować chwili, żeby ochłonąć, zanim opuszczą budynek. Zadbaj o to, by pracownik nie musiał po rozmowie odbywać spotkań z Klientami.
Zrozum emocje i zachowanie pracownika podczas rozwiązania umowy
Z pewnością dużo wcześniej podjąłeś decyzję o zwolnieniu pracownika, więc miałeś czas na zdystansowanie się do trudnej rozmowy. Osoby, które niespodziewanie tracą pracę, często doświadczają ogromnego szoku i dezorientacji. Ich codzienna rutyna i stabilność zostają nagle zaburzone, co prowadzi do poczucia niepewności i zagrożenia.
Zwolnienie z pracy często oddziałuje na to, jak ludzie postrzegają siebie w środowisku społecznym. Mogą zaczynać wątpić w siebie, zakładając, że przyczyną odejścia były ich niedoskonałości, a nie sytuacje zewnętrzne czy kierunki firmy. Szczególnie jeżeli zwolnienie następuje z winy pracownika, emocje są skrajne. Narastają wątpliwości co do własnej wartości i pewności siebie.
Pamiętaj także, że empatia nie oznacza ulegania emocjom. Możesz być współczujący i zrozumiały dla sytuacji pracownika, jednocześnie trzymając się swojej decyzji i przekazując ją w klarowny sposób. Chociaż jest to trudna rozmowa, zachowanie spokoju i profesjonalizmu pomoże przeprowadzić ją w sposób godny i efektywny.
Przygotuj się od strony prawnej do rozmowy ze zwalnianym pracownikiem
Przygotowanie się od strony prawnej przed rozmową o zwolnieniu jest niezwykle ważne nie tylko dla ochrony interesów firmy. Każda decyzja dotycząca zatrudnienia, zwłaszcza tak drastyczna jak zwolnienie, powinna być podejmowana w oparciu o jasne przepisy wybranej formy zatrudnienia i procedury. Nieprzemyślane czy niedostatecznie uzasadnione decyzje mogą prowadzić do nieporozumień, poczucia niesprawiedliwości ze strony pracownika, a nawet konsekwencji prawnych dla firmy. Dlatego menedżerowie powinni zawsze konsultować się z działem kadr lub doradcą prawnym przed podjęciem takiej decyzji, aby upewnić się, że postępują zgodnie z prawem i najlepszymi praktykami. Jeżeli jako powód zwolnienia, chcesz pokazać nagrania z monitoringu w pracy – upewnij się, że jest legalny.
Zwolnienie pracownika a okres wypowiedzenia umowy o pracę a długość - okres wypowiedzenia
Okres wypowiedzenia umowy o pracę jest to czas, jaki musi upłynąć od momentu złożenia wypowiedzenia do momentu faktycznego zakończenia stosunku pracy. Jego długość jest zazwyczaj uzależniona od stażu pracy pracownika w danej organizacji oraz rodzaju umowy. W prawie pracy okresy wypowiedzenia zależą od stażu pracy pracownika w danej firmie. Zgodnie z kodeksem pracy obowiązują następujące okresy wypowiedzenia dla umów o pracę na czas nieokreślony:
- Staż pracy do 6 miesięcy: 2 tygodnie okresu wypowiedzenia.
- Staż pracy powyżej 6 miesięcy, ale poniżej 3 lat: 1 miesiąc okresu wypowiedzenia.
- Staż pracy powyżej 3 lat: 3 miesiące okresu wypowiedzenia.
Podczas trwania okresu wypowiedzenia pracownik ma obowiązek wykonywania swoich obowiązków, chyba że pracodawca postanowi inaczej. Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy podczas okresu wypowiedzenia, przy czym pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Inną możliwością jest skrócenie okresu wypowiedzenia za porozumieniem stron.
Podsumowanie
Podsumowując, zwalnianie pracownika jest jednym z najtrudniejszych zadań menedżerskich. Kluczem jest przemyślane przygotowanie, uczciwość, empatia i profesjonalizm. Pamiętaj, że dla wielu ludzi praca to nie tylko źródło dochodu, ale także źródło satysfakcji i dumy. Dlatego ważne, aby podczas całego procesu zachować uczciwość, jasność komunikacji i wsparcie dla osoby zwalnianej.
"Przygotuj się na różny scenariusz rozmowy. Rozmowa powinna być krótka i rzeczowa, to trudne doświadczenie dla obu stron. Nie przeciągaj jej, jeżeli nie jest to konieczne."
